Мебель 

Отчет об использовании отпусков. Планирование отпусков. Калькулятор дней отпуска

, сентябрь 2018.

Владислав Лосев, системный инженер отдела интенсивного роста .

Как и каким документом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, реализовано формирование оценочных обязательств, какими отчетами можно отследить введенную информацию, а также как зарегистрировать остатки.

Оценочные обязательства в «1С:ЗУП 8»

Оценочное обязательство, если говорить простыми словами, это сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска, которые у них накопились, если нам потребуется всех уволить.

Оценочные обязательства обязаны отражать в бухучете все организации, кроме небольших предприятий, банков и госучреждений. Чтобы отразить необходимую нам информацию и сделать расчет воспользуемся документом «Начисление оценочных обязательств по отпускам ».

Документ станет доступен пользователю лишь тогда, когда в параметрах организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» будут произведены следующие настройки. Заходим в меню «Настройка », после чего проходим в пункт «Организации », далее на закладку «Учетная политика и другие настройки » и после чего в пункт «Оценочные обязательства (резервы) отпусков ».

После того, как пользователь настроит учетную политику организации, в разделе «Зарплата » появится документ «Начисление оценочных обязательств ».

Он будет рассчитывать, сколько нашей организации необходимо средств, чтобы выплатить сотрудникам компенсацию за неиспользованные отпуска на текущий месяц, а также данным документом мы будем передавать рассчитанную информацию по резервам в бухгалтерскую программу.

Формирование оценочных обязательств происходит после проведения документов «Начисление зарплаты и взносов » и «Отражение зарплаты в бухучете »

Сперва обратим внимание на поля «Организация » и «Месяц ». Поля «Организация » может и не быть – если при первоначальной настройке программы мы указали, что в программе будет вестись учет только по одной организации. В поле «Месяц » нужно указывать месяц начисления оценочных обязательств. В шапке документа также необходимо указать, какой операцией будет рассчитан документ. В нашем примере в поле «Операция » указываем пункт «Расчет текущего месяца », впоследствии по нажатию на кнопку «Заполнить » данные в соответствующих полях заполняются и рассчитаются автоматически.

Сводный отчет по остаткам отпусков сотрудников организации с детализацией по фактически использованным отпускам.

Отчет позволяет получить сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по сотрудникам организации на любую дату. При формировании отчета используется механизм работы с внешними наборами данных СКД.

Учтена возможность использования отчета в информационных базах с ограничением доступа на уровне записей.

Учитывается возможность настройки предоставления дополнительного отпуска всем сотрудникам организации

При формировании основного запроса учитываются отборы по подразделению и сотруднику установленные в настройках отчета. Первичный запрос формируется на основании регистра сведений "Работники организаций". Открыт модуль объекта.

Начиная с релиза 2.5.52.1 в конфигурации 1С ЗУП используется новый механиз расчета остатков отпусков. Сводный отчет переработан с учетом последних изменений конфигурации. Отчет можно формировать, использую для расчета остатков как новый, так и старый механизмы. Детальная справка по сотруднику так же формуруется в зависимости от выбранного опциона - либо старого образца, либо нового.

Добавлена возможность формирования отчета в УПП (тестовый вариант). Исправлена работа с отбором. Исправлена работа с регистраторами без прав на просмотр.

Учтены изменения релиза конфигурации 2.5.57.1

учтены изменения релиза конфигурации 2.5.66.2 (в типовую конфигурацию добавлен модуль Пользователи)

Добавлена поддержка конфигурации ЗКБУ

Переработан интерфейс. Добавлена возможность формирования отчета в управляемом приложении. Добавлена возможность формирование отчета по спискам организаций и сотрудников.

Вернул возможность использования настроек компоновки отчета. На командной панели добавил кнопку снятия защиты таблицы, для возможности сохранения отчета в Excel.

Если в настройках программы установлен параметр регистрации фактических отпусков, то детализация в отчете будет до документа изменившего остатки отпусков. Для отчета не важно какой тип документа списывает фактические отпуска.

Детализация отчета до документа регистратора фактически использованных дней отпуска.

В отчете предусмотрена возможность формирования штатной справки по остаткам отпусков по текущему сотруднику. Двойной клик мыши на сотруднике вызывает диалог расшифровки с выбором формирования справки по сотруднику, либо дополнительной детализации по отчету.

Отчет изначально выводится по всем сотрудникам организации. Дополнительные ограничения можно настроить используя отборы по интересующим вас параметрам.

Для вывода только работающих сотрудников необходимо установить дополнительный отбор: например по дате увольнения.

пример включения в отчет только сотрудников оформленных по основному месту работы и по трудовому договору:

Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.

По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).

Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.

Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков ).

В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Документ программы « » можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.

Использование дней отпуска

При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа « », перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):

У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком. Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию. В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.

Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».

Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.

На этой же странице отражены возможности регистрировать:

  • Учебные отпуска;
  • Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
  • Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.
  • Основной;
  • Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
  • Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
  • Без возмещения (часть 2 той же статьи);
  • За вредность;
  • На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
  • Северный.

*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.

Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):

  • Нажимаем на «Создать»;
  • Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
  • Заполняем поля:
    1. Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
    2. Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
    3. Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
    4. Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
    5. Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
    6. Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
  • Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.

Рис.1

Жмем «Записать и закрыть».



Рис.2

Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:

  • Подразделение;
  • Сотрудник;
  • Должность;
  • Вид отпуска, назначенный сотруднику;
  • Количество дней отпуска;
  • Остаток дней отпуска на дату отчета.



Рис.3

В этих отчетах используются параметры отбора:

  • По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
  • По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
  • По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).
При оформлении отпуска также доступна информация об остатках в одноименном документе по нажатию на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск»:
  • Когда сотрудник был принят на работу;
  • Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
  • Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.



Рис.4

Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков»).

Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).

В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.

В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:

  • В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
  • В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
  • В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
  • В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.

*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.


Рис.5

Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.

Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.

Корректировка остатков отпусков прямо из отчета:
1. Умеет выводить остатки отпусков на дату.
2. Умеет отображать данные среднего заработка (создает фиктивный документ "Начисление отпуска" с соответствующим комментарием).
3. Главное - позволяет быстро корректировать остатки отпусков на любую дату, а так же удалять корректировки прямо из отчета!

Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП 1.2 (1.3). В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.

Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести довольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме.

Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях декретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.

Чтобы выводить расчетные данные (галочка "Расчет среднего"), необходимо иметь права расчетчика, под правами кадровика работает все кроме среднего заработка. Для расчетных данных в системе создается фиктивный документ "Начисление отпуска" с комментарием "Документ для расчета компенсации отпуска", который после расчета остается лежать в системе для следующего раза.

Отчет был многократно доработан для учета множества нюансов настройки отпуска в программе.

Причины купить

Если у вас есть больше 30 сотрудников и остатки в 1С не сходятся с рассчитанными вами, вам лень высчитывать остатки на конец рабочего года каждого сотрудника и вводить их по каждому сотруднику отдельно. Обычно это бывает после переноса данных или когда не вели в 1С остатки отпусков, но хочется избавиться от Excel. Механизм разработан и опробыван на больших организациях (более 2000 сотрудников в каждой).

Достоинства

Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП свежих релизов. В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.

Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести давольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме. Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях дикретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.

Чтобы пользоваться расчетным функционалом, необходимо иметь права расчетчика. В этом случае ставим галочку "Расчет среднего" и получаем расчетные данные из фиктивного документа "Начисление отпуска", расчитанным на эту дату.